Kodėl neoficiali informacija dažnai būna svarbesnė už oficialią

Dirbau vienoje įmonėje, kur vadovybė nuolat kartojo mantras apie atvirą komunikaciją ir skaidrumą. Tuo pat metu darbuotojai prie kavos aparato kalbėjo visai kitą kalbą – apie būsimus atleidimus, departamento reorganizaciją ir tai, kad vienas iš vadovų jau ieško naujo darbo. Atspėkite, kuri informacija pasirodė tikresnė? Būtent ta, kuri sklido neoficialiomis kanalais.

Neoficiali informacija darbo aplinkoje – tai ne šiaip gandai ar plepalai. Tai sudėtingas komunikacijos sluoksnis, kuris dažnai atskleidžia tikrąją organizacijos būklę geriau nei bet koks oficialus pranešimas. Problema ta, kad daugelis vadovų ir darbuotojų arba visiškai ignoruoja šį informacijos srautą, arba priešingai – priima viską už gryną pinigą. Abi kraštutinybės yra pavojingos.

Realybė tokia: kiekviena organizacija turi du komunikacijos lygmenis. Oficialus – tai, ką skelbia vadovybė, rašo el. laiškuose, praneša susirinkimuose. Neoficialus – tai, ką žmonės tikrai galvoja, junta ir stebi. Ir būtent tas neoficialus lygmuo dažnai parodo, kas iš tiesų vyksta.

Neoficialios informacijos rūšys ir jų patikimumo laipsnis

Ne visa neoficiali informacija yra vienoda. Yra milžiniškas skirtumas tarp pagrįstų stebėjimų ir gryno fantazavimo. Problema ta, kad daugelis žmonių šio skirtumo nemato.

Stebėjimu pagrįsta informacija – tai kai žmonės pastebi konkretų elgesio pokytį. Pavyzdžiui, jei keletas darbuotojų pastebi, kad finansų direktorius staiga pradėjo dalyvauti visose departamento ataskaitose ir smulkiai tikrinti biudžetus, tai nėra gandas. Tai faktas, kurį galima interpretuoti. Gali būti, kad artėja taupymo priemonės, gali būti, kad tiesiog keičiasi valdymo stilius. Bet pats stebėjimas yra realus.

Logiškomis išvadomis pagrįsta informacija – kai žmonės sujungia taškus. Jei įmonė atšaukė visus mokymus, sustabdė naujų darbuotojų priėmimą ir pradėjo derybas su konsultantais, kurie specializuojasi restruktūrizacijoje, nereikia būti genijumi, kad suprastum – artėja pokyčiai. Tokia informacija paprastai būna gana patikima, nors detalės gali būti netikslios.

Trečios rankos gandai – čia prasideda pavojinga zona. „Girdėjau, kad kažkas girdėjo…” tipo informacija paprastai būna iškraipyta kaip telefonų žaidime. Kuo daugiau tarpininkų, tuo mažiau patikimumo. Tačiau net ir čia gali būti grūdas tiesos – tik reikia mokėti jį atrasti.

Grynos spekuliacijos – kai žmonės fantazuoja be jokio pagrindo. Dažniausiai tai atsitinka, kai trūksta oficialios informacijos ir žmonės pradeda užpildyti tuštumą savo versijomis. Paradoksas tas, kad už tokias spekuliacijas dažnai atsakinga pati vadovybė, kuri laiku nepateikia aiškios informacijos.

Kaip atskirti signalą nuo triukšmo

Didžiausia problema su neoficialia informacija – atskirti, kas svarbu, o kas ne. Daugelis žmonių arba viską priima rimtai (ir gyvena nuolatiniame strese), arba viską atmeta (ir praleidžia svarbius signalus).

Pirmiausia reikia žiūrėti į informacijos šaltinį. Ar žmogus, kuris skleidžia informaciją, turi prieigą prie relevantinių duomenų? Jei IT departamento darbuotojas kalba apie būsimus technologinius pokyčius, tai viena. Jei tas pats žmogus kalba apie finansinę įmonės būklę – visai kita. Tai nereiškia, kad jis meluoja, bet tiesiog jo informacija gali būti ne iš pirmo šaltinio.

Antra, reikia vertinti motyvaciją. Kodėl žmogus dalijasi šia informacija? Ar jis nori padėti, įspėti, sukurti paniką, ar tiesiog mėgsta būti dėmesio centre? Yra žmonių, kurie mėgsta skleisti sensacijas, nes tai jiems suteikia tam tikrą galią. Jų informacija dažnai būna perdėta ar iškraipyta.

Trečia, ieškokite patvirtinimo iš kelių šaltinių. Jei tą patį dalyką girdi keletas nesusijusių žmonių iš skirtingų departamentų, tikimybė, kad tai tiesa, žymiai didesnė. Tačiau būkite atsargūs – kartais gandas tiesiog greitai pasklinda, ir visi kartoja tą patį nepagrįstą teiginį.

Ketvirta, pasitikrinkite su objektyvia realybe. Jei sklinda gandai apie įmonės finansinius sunkumus, bet tuo pat metu matote, kad investuojama į naujus projektus, samdomos nauji žmonės ir mokamos premijos – greičiausiai gandai yra perdėti. Nors, žinoma, būna ir taip, kad vadovybė slepia problemą iki paskutinės akimirkos.

Vadovų klaidos dirbant su neoficialia informacija

Daugelis vadovų su neoficialia informacija elgiasi katastrofiškai. Viena populiariausia klaida – visiškas ignoravimas. „Tai tik gandai, nereikia jų klausyti” – tokia pozicija rodo atsiribojimą nuo realybės. Gandai egzistuoja ne be priežasties. Jie atsiranda tada, kai trūksta oficialios informacijos arba kai žmonės nepasitiki tuo, kas sakoma oficialiai.

Kita kraštutinybė – paranoja ir medžioklė. Kai vadovas pradeda ieškoti, kas „skleidžia gandus”, ir bando juos užgniaužti represijomis. Tai beviltiška strategija. Neoficiali komunikacija yra kaip vanduo – ji ras kelią. Jei bandysite užblokuoti vieną kanalą, ji atsiras kitame.

Trečia klaida – melavimas ar informacijos slėpimas. Kai vadovai žino, kad sklinda tam tikra informacija (pvz., apie būsimus pokyčius), bet oficialiai viską neigia, jie tik dar labiau skatina gandų plitimą ir naikina pasitikėjimą. Žmonės ne kvailiai – jie jaučia, kai jiems meluojama.

Dar viena problema – selektyvus atvirumas. Kai vadovai su kai kuriais darbuotojais dalijasi informacija neoficialiai, o su kitais ne. Tai sukuria vidinį ratą „tų, kurie žino” ir išorinį ratą „tų, kurie nežino”. Antrieji jaučiasi nuvertinti ir pradeda dar labiau pasikliauti gandais.

Protingas vadovas turėtų aktyviai klausytis neoficialios informacijos, nes ji dažnai atskleidžia tikrąsias darbuotojų nuotaikas, baimes ir poreikius. Tai vertinga grįžtamojo ryšio forma, nors ir netiesioginė. Jei sklinda gandai apie blogą vadovavimą tam tikrame departamente, galbūt verta pasitikrinti, ar nėra pagrindo tokiems gandams.

Kaip darbuotojams protingai naudotis neoficialia informacija

Darbuotojams neoficiali informacija gali būti ir pagalbinė, ir žalinga. Viskas priklauso nuo to, kaip su ja elgiatės. Pirmiausia, nesukite galvos dėl kiekvieno gando. Jei reaguosite į kiekvieną girdėtą kalbą, gyvensite nuolatiniame strese ir nebesugebėsite normaliai dirbti.

Tuo pat metu, neignoruokite nuoseklių signalų. Jei keletas patikimų kolegų nepriklausomai vienas nuo kito mini tuos pačius dalykus, verta atkreipti dėmesį. Tai nereiškia, kad turite iš karto pulti į paniką, bet galbūt verta būti pasiruošusiems įvairiems scenarijams.

Būkite kritiškai mąstantys. Kai kas nors pasidalija „slapta informacija”, paklauskite savęs: ar ši informacija logiška? Ar ji dera su tuo, ką matau savo akimis? Ar šaltinis patikimas? Ar žmogus, kuris dalijasi, turi kokių nors asmeninių motyvų?

Neplatinkite nepatvirtintos informacijos kaip fakto. Jei norite pasidalinti tuo, ką girdėjote, būkite sąžiningi dėl informacijos pobūdžio: „Girdėjau, bet nežinau, ar tai tiesa…” yra žymiai geriau nei „Tikrai žinau, kad…”. Pirmasis variantas palieka vietos abejonei, antrasis – kuria melagingą tikrumo įspūdį.

Jei informacija jus tikrai neramina ir yra susijusi su jūsų darbu ar karjera, pabandykite ją patikrinti oficialiais kanalais. Taip, ne visada gausite tiesų atsakymą, bet bent jau pamatysite, kaip vadovybė reaguoja į jūsų klausimą. Kartais reakcija pasako daugiau nei žodžiai.

Kūno kalba ir neverbališki signalai

Neoficiali informacija ne visada perduodama žodžiais. Dažnai svarbiausia informacija sklinda per tai, ko nepasakoma, per elgesio pokyčius ir atmosferos pasikeitimus.

Atkreipkite dėmesį, kai pasikečia įprastiniai elgesio modeliai. Jei paprastai draugiškas vadovas staiga tampa užsidaręs ir išvengia neformalių pokalbių, tai signalas. Jei finansų departamentas, kuris paprastai atsakydavo į užklausas per kelias valandas, staiga pradeda vilkinti savaites – tai signalas. Jei reguliarūs susitikimai staiga atšaukiami ar perkeliami – tai signalas.

Durų uždarymas taip pat gali būti informatyvus. Kai vadovai pradeda dažniau užsidaryti pasitarimams, kai pokalbiai staiga nutyla, jums įėjus į kambarį – tai rodo, kad vyksta kažkas, apie ką jūs neturite žinoti. Gali būti, kad tai neturi nieko bendra su jumis asmeniškai, bet akivaizdu, kad vyksta kažkokie procesai.

Stebėkite streso požymius pas vadovus ir kolegas. Jei žmonės, kurie paprastai žino daugiau, atrodo įtempti, susirūpinę ar išsekę, greičiausiai tam yra priežastis. Stresas retai atsiranda be pagrindo.

Tačiau būkite atsargūs su interpretacijomis. Ne kiekvienas elgesio pokytis reiškia organizacinę krizę. Žmonės turi asmeninių problemų, sveikatinių rūpesčių, šeimyninių sunkumų. Kartais cigaras yra tiesiog cigaras, kaip sakė Freudas.

Kaip vadovai gali sumažinti žalingų gandų plitimą

Geriausia strategija kovoti su žalingais gandais – ne jų slopinimas, o prevencinė komunikacija. Kai žmonės turi pakankamai oficialios informacijos, jie mažiau linkę pasikliauti gandais.

Būkite proaktyvūs. Jei žinote, kad artėja pokyčiai, informuokite žmones kuo anksčiau, net jei dar neturite visų detalių. „Mes dar neturime galutinio plano, bet noriu jus informuoti, kad svarstome šiuos dalykus…” yra žymiai geriau nei tyla, po kurios seka staigus pranešimas.

Kai sklinda gandai, kurie yra netiesa, paneikite juos aiškiai ir greitai. Bet būkite sąžiningi – jei gandas turi tiesos grūdą, pripažinkite tai. „Tiesa, kad svarstome kai kuriuos organizacinius pokyčius, bet ne, neplanuojame masinio atleidimo” yra patikimas atsakymas. „Viskas gerai, nėra jokių problemų” – kai akivaizdu, kad jos yra – tik pablogina situaciją.

Sukurkite saugias erdves klausimams. Reguliarūs Q&A susitikimai, anoniminės klausimų dėžės, atvirų durų politika – visa tai padeda žmonėms gauti informaciją oficialiais kanalais, o ne per gandus. Žinoma, tai veikia tik tada, kai žmonės tikrai gauna sąžiningus atsakymus, o ne korporatyvinį tuščiažodžiavimą.

Pripažinkite, kad ne visada galite pasidalinti visa informacija. Kartais yra objektyvių priežasčių laikyti dalykus konfidencialiais. Bet galite būti sąžiningi dėl to: „Šiuo metu negaliu pasidalinti detalėmis dėl X priežasties, bet kai tik galėsiu – informuosiu”. Tai žymiai geriau nei pretekstas, kad nieko nevyksta.

Kai neoficiali informacija tampa toksišku ginklu

Yra tamsesnė neoficialios informacijos pusė – kai ji naudojama manipuliuoti, šmeižti ar kenkti. Kai kurie žmonės tyčia skleidžia melagingą ar iškraipytą informaciją siekdami asmeninių tikslų.

Politiniai žaidimai – kai informacija skleidžiama siekiant pakenkti konkurentui ar pakelti savo statusą. „Girdėjau, kad Jono projektas žlunga” gali būti ne stebėjimas, o sąmoningas bandymas pakenkti Jono reputacijai. Tokia informacija dažnai būna subtili – pakankamai artima tiesai, kad atrodytų patikima, bet pakankamai iškraipyta, kad padarytų žalą.

Šmeižtas – kai skleidžiama asmeninė, dažnai netiesa informacija apie žmones. Tai gali būti apie jų asmeninį gyvenimą, kompetenciją ar motyvus. Tokia informacija yra ypač žalinga, nes reputaciją sugadinti lengva, o atstatyti – sunku.

Kaip atpažinti tokią toksinę informaciją? Paprastai ji yra neproporcingi emocinga, sutelkta į asmenį, o ne į situaciją, ir sklinda iš šaltinių, kurie turi asmeninį interesą. Jei kas nors pernelyg uoliai skleidžia neigiamą informaciją apie konkretų žmogų, verta susimąstyti apie motyvus.

Jei esate tokios informacijos taikinys, neignoruokite jos visiškai. Kartais tyla interpretuojama kaip patvirtinimas. Bet ir neįsitraukite į viešus ginčus – tai dažnai tik pablogina situaciją. Geriausia strategija – ramiai paneigti netiesas tiems, kurių nuomonė jums svarbi, ir leisti savo darbui kalbėti už save.

Ką daryti su informacija, kurią gavote neoficialiai

Tarkime, gavote neoficialią informaciją, kuri atrodo svarbi ir patikima. Kas toliau? Čia daugelis žmonių daro klaidas – arba nieko nedaro, arba reaguoja per impulsyviai.

Pirmiausia, įvertinkite, ar informacija reikalauja jūsų veiksmų. Jei tai yra bendro pobūdžio informacija apie įmonės situaciją, galbūt pakanka tiesiog būti informuotiems ir atitinkamai koreguoti savo planus. Jei tai informacija, kuri tiesiogiai veikia jūsų darbą ar karjerą, gali reikėti konkrečių veiksmų.

Jei informacija yra susijusi su etiniais pažeidimais, nesaugumu ar kitais rimtais dalykais, apsvarstykite galimybę pranešti oficialiais kanalais. Bet būkite atsargūs – įsitikinkite, kad informacija yra pakankamai patikima, ir suprantate galimas pasekmes sau. Deja, ne visos organizacijos geranoriškai reaguoja į „švilpikų” pranešimus.

Jei informacija jus tiesiogiai veikia (pvz., apie galimus organizacinius pokyčius, kurie paveiks jūsų poziciją), pradėkite ruoštis įvairiems scenarijams. Tai nereiškia, kad turite iš karto ieškoti naujo darbo, bet galbūt verta atnaujinti CV, susisiekti su savo profesine tinklu, apsvarstyti alternatyvas. Geriau būti pasiruošusiam ir nereikėti, nei priešingai.

Jei informacija sukelia jums stresą ar nerimą, pabandykite ją patikrinti su žmonėmis, kuriems pasitikite ir kurie gali turėti daugiau konteksto. Kartais tai, kas atrodo kaip katastrofa, iš tiesų yra įprastas verslo procesas. Kartais jūsų baimės yra pagrįstos, bet situacija nėra tokia bloga, kaip atrodo.

Navigacija neaiškumo jūroje: kaip gyventi su nepilna informacija

Galiausiai turime pripažinti nemalonią tiesą: daugeliu atvejų niekada neturėsime pilnos ir tikslios informacijos apie tai, kas vyksta organizacijoje. Visuomet bus neaiškumo, prieštaravimų, spragų. Klausimas ne kaip to išvengti, o kaip su tuo gyventi.

Svarbu išmokti toleruoti neapibrėžtumą. Kai kurie žmonės negali ramiai gyventi, kol neturi atsakymų į visus klausimus. Jie užpildo spragas spekuliacijomis ir tada kenčia nuo savo pačių fantazijų. Geriau pripažinti: „Nežinau, kas bus, ir tai gerai. Pasiruošiu įvairiems scenarijams ir reaguosiu, kai turėsiu daugiau informacijos”.

Sutelkite dėmesį į tai, ką galite kontroliuoti. Negalite kontroliuoti, ką vadovybė planuoja, kokie bus organizacijos pokyčiai, kas bus pasakyta ar nepasakyta. Bet galite kontroliuoti savo reakciją, savo pasiruošimą, savo profesinį tobulėjimą. Galite kontroliuoti, kaip atliksite savo darbą šiandien, nepriklausomai nuo to, kas gali būti rytoj.

Išmokite atskirti produktyvų rūpestį nuo beprasmiško nerimo. Produktyvus rūpestis skatina veikti – atnaujinti CV, mokytis naujų įgūdžių, plėsti tinklą. Beprasmis nerimas tik vartoja jūsų energiją ir nedaro nieko naudingo. Jei pastebite, kad nuolat galvojate apie tuos pačius dalykus, bet nieko nedarote, tai signalas, kad laikas arba imtis veiksmų, arba paleisti.

Neoficiali informacija darbo aplinkoje yra realybė, su kuria susiduriame visi. Ji niekada neišnyks, nes ji yra natūrali žmonių poreikio suprasti savo aplinką ir jaustis saugiems išraiška. Klausimas ne kaip jos atsikratyti, o kaip su ja protingai elgtis – nei ignoruojant, nei leidžiant jai valdyti mūsų gyvenimą. Tie, kurie išmoksta navigacijos šioje pilkoje zonėje tarp oficialios ir neoficialios informacijos, įgyja vertingą įgūdį, kuris praverčia bet kurioje organizacijoje. Jie mato daugiau, supranta giliau ir geba priimti geresnius sprendimus – net kai turi dirbti su nepilna informacija. O tai, tiesą sakant, ir yra tikrasis profesionalumo ženklas.