Kodėl koridoriaus pokalbiai kartais svarbesni už oficialius susirinkimus

Prisiminkite paskutinį kartą, kai sužinojote apie svarbų pokyčį jūsų organizacijoje. Tikėtina, kad tai buvo ne per oficialų el. laišką ar susirinkimą, o per atsitiktinį pokalbį prie kavos aparato ar WhatsApp žinutę nuo kolegos. Štai tokia realybė – neoficiali informacija darbo aplinkoje sklinda greičiau nei bet koks oficialus pranešimas.

Vadovai dažnai mano, kad jei jie kontroliuoja oficialius komunikacijos kanalus, tai kontroliuoja ir informacijos srautą. Tačiau tai panašu į bandymą sustabdyti upę rankomis. Darbuotojai visada kalbės tarpusavyje, dalysis įspūdžiais, spėlios ir interpretuos tai, ką mato ir girdi. Klausimas ne ar tai vyksta, o kaip su tuo dirbti.

Neoficiali informacija nėra blogis, kurį reikia naikinti. Tai natūrali organizacijos ekosistemos dalis, kuri gali būti tiek vertingu informacijos šaltiniu, tiek rizikos veiksniu. Viskas priklauso nuo to, kaip mokate ją atpažinti ir interpretuoti.

Kas iš tikrųjų yra neoficiali informacija ir kodėl ji atsiranda

Neoficialia informacija laikome bet kokią žinią, nuomonę ar interpretaciją, kuri sklinda organizacijoje neoficialiais kanalais – per asmeninius pokalbius, socialinę mediją, pietų pertraukas ar po darbo susibūrimus. Tai informacija, kuri neturi oficialaus antspaudavimo, bet dažnai turi didžiulę įtaką darbuotojų nuotaikoms ir sprendimams.

Kodėl ji apskritai atsiranda? Atsakymas paprastas – žmonės turi natūralų poreikį suprasti, kas vyksta jų aplinkoje. Kai oficialios informacijos trūksta arba ji neaiški, darbuotojai patys pradeda pildyti tuščias vietas. Jie stebi, analizuoja, daro išvadas. Kartais teisingai, kartais ne.

Įdomu tai, kad neoficiali informacija dažnai atsiranda kaip reakcija į organizacijos tylėjimą. Kai vadovybė vengia kalbėti apie sudėtingas temas – būsimus atleidimus, finansinius sunkumus ar vadovų konfliktus – darbuotojai vis tiek apie tai kalba. Tik jų pokalbiai grindžiami ne faktais, o spėlionėmis. Ir čia prasideda problemos.

Kaip atskirti grūdus nuo pelų: neoficialios informacijos tipai

Ne visa neoficiali informacija yra vienoda. Yra keletas aiškių kategorijų, kurias svarbu mokėti atpažinti:

Ankstyvieji signalai ir įžvalgos – tai informacija, kuri dar nepateko į oficialius kanalus, bet yra pagrįsta realiomis pastebėtomis tendencijomis. Pavyzdžiui, pardavimų skyriaus darbuotojai gali pastebėti klientų nuotaikų pasikeitimą anksčiau nei tai atsispindės ataskaitose. Šis neoficialios informacijos tipas yra aukso vertės, jei mokate jį išgirsti.

Interpretacijos ir nuomonės – darbuotojai ne tik perduoda faktus, bet ir juos interpretuoja. „Vadovybė keičia biuro planą” gali virsti „Vadovybė nori mūsų labiau kontroliuoti”. Čia svarbu suprasti, kokios interpretacijos vyrauja ir kodėl jos tokios.

Gandai ir spekuliacijos – informacija, kuri turi minimalų ryšį su realybe arba visiškai jį praranda. Dažniausiai atsiranda dėl informacijos vakuumo ar baimės. „Girdėjau, kad planuoja atleisti pusę skyriaus” gali būti pagrįsta tuo, kad kažkas matė finansų direktorių susirūpinusį.

Dezinformacija – tyčia skleidžiama klaidinanti informacija. Nors organizacijose tai rečiau, bet pasitaiko, ypač kai yra vidinė konkurencija ar konfliktai.

Mokėjimas atskirti šiuos tipus padeda suprasti, į ką verta kreipti dėmesį, o ką galima ignoruoti.

Praktiniai būdai kaip vadovai gali „nuskaityti” neformalius informacijos srautus

Geras vadovas turi būti tarsi organizacijos antropologas – stebėti, klausytis ir suprasti, kas iš tikrųjų vyksta už oficialių ataskaitų ir susirinkimų fasado.

Pirmiausia, išeikite iš savo kabineto. Skamba banaliai, bet daugelis vadovų savo dieną praleidžia tarp susirinkimų ir el. laiškų, niekada nebendraudami su darbuotojais neformalioje aplinkoje. Pietų pertrauka virtuvėlėje, atsitiktinis pokalbis koridoriuje, kavos pertrauka su komanda – būtent čia sužinosite, kas iš tikrųjų vyksta.

Antra, sukurkite saugią erdvę pokalbiam. Darbuotojai nesidalins tikrąja informacija, jei bijosi pasekmių. Reguliarūs individualūs pokalbiai, kuriuose klausiate ne tik apie darbo rezultatus, bet ir apie tai, kaip žmonės jaučiasi, kokias tendencijas pastebi, padeda gauti autentišką grįžtamąjį ryšį.

Trečia, stebėkite ne tik ką žmonės sako, bet ir kaip jie elgiasi. Ar padaugėjo susirinkimų, kuriuose dalyvauja tik tam tikra žmonių grupė? Ar pakito bendravimo tonas? Ar atsirado naujų neformalių lyderių? Elgesio pokyčiai dažnai pasako daugiau nei žodžiai.

Ketvirta, turėkite savo „informatorių tinklą” – ne šnipų, o patikimų žmonių skirtinguose skyriuose ir lygmenyse, kurie gali pasidalinti savo perspektyva. Tai turėtų būti abipusiai naudinga: jūs gaunate įžvalgų, jie – galimybę būti išgirstiems ir įtakoti sprendimus.

Kaip darbuotojams protingai vertinti girdimą informaciją

Jei esate darbuotojas, kuris kasdien susiduria su įvairiais gandais ir neoficialia informacija, svarbu išmokti ją kritiškai vertinti, o ne aklajai tikėti viskuo, ką girdite.

Klauskit savęs: koks šaltinis? Ar tai žmogus, kuris paprastai turi patikimos informacijos? Ar jis tiesiogiai susijęs su aptariama tema, ar perpasakoja „draugo draugo” istoriją? Informacijos šaltinio patikimumas yra pirmasis filtras.

Ieškokite faktų, ne interpretacijų. Kai kas nors sako „vadovybė planuoja blogus dalykus”, paklauskite: „Kokius konkrečius dalykus matei ar girdėjai?” Dažnai paaiškėja, kad už dramatiškos interpretacijos slypi visai neutralus faktas.

Patikrinkite keliuose šaltiniuose. Jei svarbi informacija, nepasitikėkite vienu šaltiniu. Ar kiti žmonės patvirtina tą patį? Ar yra kokių nors oficialių užuominų, kurios atitiktų tai, ką girdite?

Neplatinkite to, ko negalite patvirtinti. Kiekvienas iš mūsų esame atsakingi už informacijos ekologiją organizacijoje. Kai perduodate nepatvirtintą informaciją toliau, tampate gandų grandinės dalimi. Geriau pasakyti „Girdėjau X, bet nežinau, ar tai tiesa” nei pateikti spekuliacijas kaip faktus.

Kai neoficiali informacija tampa problema: raudonos vėliavėlės

Yra situacijų, kai neoficiali informacija peržengia sveiko organizacinio gyvenimo ribas ir tampa tikra problema, reikalaujančia intervencijos.

Pirmasis pavojaus signalas – kai gandai sukelia masinę paniką ar demotyvaciją. Jei pastebite, kad žmonės masiškai pradeda ieškoti naujų darbų dėl nepatvirtintų gandų apie atleidimus, tai jau ne tik komunikacijos, bet ir verslo problema.

Antrasis – kai neoficiali informacija naudojama kaip manipuliavimo įrankis. Kai tam tikri asmenys tyčia skleidžia klaidinančią informaciją, kad pakenktų kolegoms ar pasiekti asmeninių tikslų, tai jau toksiškas elgesys, reikalaujantis aiškios reakcijos.

Trečiasis – kai oficiali ir neoficiali informacija yra visiškai atskiros realybės. Jei vadovybė kalba apie puikius rezultatus, o darbuotojai koridoriuose kalba apie artėjančią krizę, tai rodo gilų pasitikėjimo ir komunikacijos krizę.

Ketvirtasis – kai neoficiali informacija užgožia oficialią. Jei darbuotojai daugiau tiki tuo, ką girdi prie kavos aparato, nei tuo, ką sako vadovai, tai reiškia, kad oficiali komunikacija prarado savo kredibilumą.

Šiose situacijose reikia ne tik reaguoti į konkrečius gandus, bet ir spręsti gilesnes problemas – pasitikėjimo stoką, komunikacijos spragas, galbūt net vadovavimo stiliaus klausimus.

Strategijos kaip paversti neformalius kanalus sąjungininkais

Protingiausia strategija – ne kovoti su neoficialia informacija, o ją integruoti į bendrą organizacijos komunikacijos ekosistemą.

Būkite greitesni už gandus. Kai žinote, kad artėja svarbūs pokyčiai, nekurkite informacijos vakuumo. Geriau pranešti anksčiau, net jei dar ne visi detalės aiškios, nei leisti žmonėms pildyti tuščias vietas spekuliacijomis. „Mes dar neturime visų atsakymų, bet štai ką žinome ir kada tikimės žinoti daugiau” – tai sąžiningas ir efektyvus požiūris.

Pripažinkite neoficialių lyderių įtaką. Kiekvienoje organizacijoje yra žmonių, kurie nėra formalūs vadovai, bet turi didelę įtaką nuomonių formavimuisi. Vietoj to, kad juos ignoruotumėte ar matytumėte kaip grėsmę, įtraukite juos į komunikaciją. Jei jie supranta kontekstą ir priežastis, jie gali padėti formuoti konstruktyvią interpretaciją.

Sukurkite oficialius kanalus neformaliai komunikacijai. Skamba kaip oksimoronas, bet veikia. Reguliarūs „kavos su vadovu” susitikimai, atvirų durų politika, anoniminiai klausimų kanalai – visa tai leidžia neformaliai informacijai tekėti kontroliuojamais kanalais, kur galite į ją reaguoti.

Mokykite žmones informacinio raštingumo. Organizuokite mokymus apie tai, kaip atpažinti dezinformaciją, kaip kritiškai vertinti informaciją, kaip atsakingai ja dalintis. Tai investicija į sveikesnę organizacijos kultūrą.

Kai reikia kalbėti apie tai, apie ką niekas nenori kalbėti

Pats sunkiausias, bet ir svarbiausias vadovo darbas – mokėti kalbėti apie sudėtingas, nepatogas temas. Būtent čia dažniausiai ir atsiranda didžiausia spraga tarp oficialios ir neoficialios informacijos.

Finansiniai sunkumai, galimi atleidmai, vadovų klaidos, nesėkmės – visa tai yra temos, kurias vadovai dažnai vengia diskutuoti atvirai. Tačiau tylėjimas tik kuria dirvą gandams ir spekuliacijoms. Sąžiningas, nors ir nepatogus pokalbis visada geresnis nei neapibrėžtumas.

Kai kalbate apie sudėtingas temas, laikykitės kelių principų:

Pirma, būkite konkretūs tiek, kiek įmanoma. „Situacija sudėtinga” nieko nesako. „Šį ketvirtį mūsų pajamos sumažėjo 15%, todėl peržiūrime visas išlaidas” – tai informacija, su kuria žmonės gali dirbti.

Antra, pripažinkite tai, ko nežinote. „Dar nežinome, ar tai reikš atleidimus, bet žinosime per dvi savaites” yra geriau nei bandymas apsimesti, kad viskas aišku, kai taip nėra.

Trečia, paaiškinkite procesą ir terminus. Žmonės geriau toleruoja neapibrėžtumą, kai supranta, kaip ir kada bus priimti sprendimai.

Ketvirta, duokite erdvės emocijoms. Kai žmonės išgyvena dėl pokyčių ar neapibrėžtumo, nepamokslaukite apie pozityvumą. Pripažinkite, kad situacija sudėtinga ir jausmai yra normalūs.

Ką daryti su tuo, ką sužinojote: praktiniai žingsniai rytojui

Taigi, dabar jau žinote, kaip atpažinti ir interpretuoti neformalią informaciją. Bet žinojimas be veiksmų – tik teorija. Štai keletas konkrečių dalykų, kuriuos galite pradėti daryti jau šią savaitę.

Jei esate vadovas, pradėkite nuo savęs. Įvertinkite, kiek laiko praleidžiate bendraudami su komanda ne per oficialius susirinkimus. Jei atsakymas „labai mažai”, štai jūsų pirmasis uždavinys. Suplanuokite bent vieną neformalų pokalbį su darbuotoju per dieną. Ne apie darbo užduotis, o apie tai, kaip žmonės jaučiasi, ką pastebi, kokios nuotaikos.

Antra, sukurkite ritualą grįžtamajam ryšiui. Galbūt tai bus savaitinis trumpas susitikimas, kuriame klausiame „Ką girdėjote šią savaitę? Kokie klausimai ar rūpesčiai kyla?” Padarykite tai saugią erdve, kur žmonės gali dalintis tuo, ką girdi, nesibaimindami būti apkaltinti gandų platinimu.

Trečia, audituokite savo komunikaciją. Pažiūrėkite į paskutinius kelis oficialius pranešimus ar susirinkimus. Ar jie buvo aiškūs? Ar paliko daug neaiškumų? Ar davėte erdvės klausimams? Dažnai gandai atsiranda ne dėl to, ką pasakėte, o dėl to, ko nepasakėte.

Jei esate darbuotojas, tapkite informacinio raštingumo ambasadoriumi. Kai kolega dalijasi nepatvirtinta informacija, švelniai paklauskite: „Ar tai tikra, ar girdėjai iš kažko?” Ne kritikuojant, o padedant abiem geriau suprasti, su kokia informacija dirbate.

Nebijokite užduoti klausimų tiesiogiai. Jei girdite gandą apie svarbų pokyčį, paklauskite savo vadovo. Ne konfrontaciškai, o siekiant aiškumo: „Girdėjau X, ar galėtumėte paaiškinti, kas iš tikrųjų vyksta?” Dauguma vadovų vertins tiesioginį požiūrį labiau nei tylų nerimą.

Ir pats svarbiausias patarimas abiems pusėms: kurkite kultūrą, kurioje klausimai yra sveikintini, o neapibrėžtumas pripažįstamas. Organizacijos, kuriose galima atvirai paklausti „Ar tai tiesa?” arba „Kodėl taip nutiko?” yra daug atsparesnės gandams ir dezinformacijai.

Neoficiali informacija niekada neišnyks – ji yra natūrali žmogiškos sąveikos dalis. Bet ji gali būti arba chaosas, kuris kenkia organizacijai, arba vertingas šaltinis įžvalgų ir ankstyvas įspėjimo sistema. Skirtumas tarp šių dviejų scenarijų priklauso nuo to, kaip mokate su ja dirbti. Ne ignoruoti, ne naikinti, bet suprasti, interpretuoti ir integruoti į bendrą organizacijos gyvybę. Tai ir yra tikras vadovavimo menas šiuolaikinėje darbo aplinkoje.