Kodėl neoficiali informacija yra kaip oras, kuriuo kvėpuojame darbe

Žinote, kas įdomiausia? Dauguma svarbių dalykų darbe sužinome ne iš oficialių susirinkimų ar el. laiškų su visais CC sąraše. Ne, tikroji informacija keliauja koridoriais, skamba kavos pertraukų metu ir slypi tarp eilučių, kai kolega sako „na, žinai, kaip čia yra”. Neoficiali informacija – tai tarsi organizacijos šešėlinė pusė, kuri dažnai atskleidžia daugiau tiesos nei bet koks oficialus pranešimas.

Dirbau įmonėje, kur vadovybė visada tvirtino, kad „viskas puiku”, bet virtuvėlėje prie kavos aparato žmonės kalbėjo visai kitaip. Ir žinote ką? Tie pokalbiai prie kavos aparato buvo tikslesni prognozuotojai nei bet koks strateginis planas. Po trijų mėnesių įvyko būtent tai, apie ką šnibždėjosi žmonės, o ne tai, ką skelbė vadovybė.

Kas iš tikrųjų yra ta neoficiali informacija ir kodėl ji svarbi

Neoficiali informacija – tai visa tai, kas neužrašyta, nepatvirtinta, neišsiųsta oficialiuose kanaluose. Tai gandai, nuojautos, nepasakyti susitarimai, „visi žino, kad” tipo žinios. Kai kurie vadovai bando ją ignoruoti, lyg ji būtų kažkoks trukdis normaliam darbo procesui. Didžiulė klaida!

Ši informacija egzistuoja todėl, kad žmonės – ne robotai. Mes turime emocijas, nuojautas, patirtį. Mes matome dalykus, kurių neparodo oficialūs rodikliai. Kartais darbuotojas jaučia, kad kažkas negerai, dar prieš tai atsispindint skaičiuose. Kartais komandoje visi žino, kad projektas žlugs, bet niekas nedrįsta to pasakyti garsiai.

Štai konkrečių pavyzdžių, ką apima neoficiali informacija:

• Pokalbiai koridoriuose apie būsimus pokyčius įmonėje
• Nuojautos apie tai, kas iš tikrųjų vyksta vadovybėje
• Žinios apie tai, kas su kuo nesutaria
• Informacija apie tai, kaip „iš tikrųjų” veikia procesai (ne kaip parašyta instrukcijose)
• Kalbos apie tai, kas planuoja keisti darbą
• Nepasakytos taisyklės ir lūkesčiai

Kaip atskirti vertingą informaciją nuo paprastų plepų

Ne visa neoficiali informacija vienodai verta dėmesio. Yra skirtumas tarp vertingų įžvalgų ir destruktyvių gandų. Kaip atskirti?

Pirma, pasižiūrėkite į šaltinį. Kas kalba? Ar tai žmogus, kuris paprastai žino, apie ką kalba, ar tai profesionalus dramų kūrėjas, kuris mėgsta skandalus? Pastebėjau, kad patikimiausi neoficialios informacijos šaltiniai yra tie žmonės, kurie paprastai daug nekalba. Kai tylus, kompetentingas darbuotojas kažką pasako „neoficialiai” – klausykite labai atidžiai.

Antra, ar informacija turi logiką? Ar ji dera su tuo, ką matote savo akimis? Jei kažkas sako, kad įmonė bankrutuoja, bet jūs matote naujus projektus, investicijas ir plėtrą – galbūt tai tik baimės kalba, ne faktai.

Trečia, ar informacija kartojasi iš skirtingų šaltinių? Jei tą patį dalyką girdite iš trijų skirtingų žmonių, kurie tarpusavyje nekomunikuoja – labai tikėtina, kad kažkas čia yra. Tai kaip trianguliacija – kai kelios nepriklausomos linijos susikerta tame pačiame taške, greičiausiai ten ir yra tiesa.

Ketvirta, pasižiūrėkite į emociją. Ar informacija perteikiama su pykčiu, pavydu, baime? Stiprios emocijos iškraipo faktus. Jei žmogus kalba ramiai, faktiškai, be dramatiškų gestų – tai paprastai patikimesnis šaltinis.

Vadovų klaidos: kodėl ignoruoti neoficialią informaciją yra savižudybė

Matau tai nuolat – vadovai, kurie gyvena savo bokšte ir mano, kad jei kažko nėra oficialiame ataskaitoje, tai to nėra ir realybėje. Tai kaip vairuoti automobilį užsimerkus ir tikėtis, kad viskas bus gerai, nes GPS sako, kad kelias laisvas.

Vienas mano pažįstamas vadovas kartą pasakė: „Aš neklausau gandų, man rūpi tik faktai.” Skamba protingai, tiesa? Problema ta, kad po trijų mėnesių iš jo komandos išėjo trys geriausi darbuotojai. Visi koridoriuose kalbėjo apie tai, kad žmonės nepatenkinti, kad atmosfera bloga, kad žmonės ieško naujų darbų. Bet jis to negirdėjo, nes tai buvo „tik gandai”. Kai gavo oficialius atsistatydinimo laiškus – buvo per vėlu.

Štai ką vadovai turėtų daryti:

Aktyviai klausytis. Ne tik oficialių susirinkimų metu. Eikite į virtuvėlę, kalbėkitės prie kavos, būkite prieinami. Kai žmonės jaučia, kad galite išklausyti, jie dalinsis tikra informacija.

Kurti saugią aplinką. Jei žmonės bijo pasakyti tiesą, nes bus nubausti ar išjuokti – jūs niekada nesužinosite, kas iš tikrųjų vyksta. Kai darbuotojas ateina su problema ar nuojauta, nedramatizuokite, neignoruokite, neatstumkite.

Tikrinti ir patikrinti. Išgirdote kažką neoficialiai? Puiku! Dabar išsiaiškinkite, ar tai tiesa. Ne agresyviai, ne tardymo stiliumi, bet smalsumo vedami. „Girdėjau, kad komandoje yra įtampa dėl naujo proceso. Papasakok, kaip tau atrodo?”

Pripažinti, kai neoficiali informacija pasitvirtina. Tai stiprina pasitikėjimą. „Žinote, girdėjau jūsų rūpesčius apie tą projektą, ir jūs buvote teisūs. Ačiū, kad pasidalinote.”

Darbuotojų įgūdžiai: kaip naršyti neoficialios informacijos vandenyse

Dabar pažiūrėkime iš kitos pusės. Jūs – eilinis darbuotojas. Kaip jums elgtis su visa šia neoficialia informacija, kuri plūsta iš visų pusių?

Pirmas dalykas – neskubėkite tikėti viskuo, ką girdite. Yra žmonių, kurie mėgsta dramą labiau nei tiesą. Jie paims mažą faktą ir padarys iš jo sensaciją. „Girdėjau, kad direktorius susitiko su konsultantais” tampa „Įmonė bankrutuoja ir visi prarasime darbus!” Tarp šių dviejų teiginių – milžiniškas atotrūkis.

Antra – būkite atidūs, kas dalinasi informacija ir kodėl. Ar tas žmogus nori padėti, ar nori sukurti chaosą? Ar jis turi savo agendą? Kai kurie žmonės skleidžia gandus strategiškai, norėdami paveikti situaciją sau naudinga kryptimi.

Trečia – patikrinkite, kiek galite. Jei girdite kažką svarbaus, pabandykite rasti papildomų šaltinių. Paklauskite kitų žmonių, stebėkite, kas vyksta. Jei informacija svarbi jūsų karjerai ar darbui – verta įdėti pastangų ją patikrinti.

Ketvirta – žinokite, kada kalbėti, o kada tylėti. Jei sužinojote kažką neoficialiai, ne visada protinga tuo dalintis su visais. Kartais geriausia strategija – išlaikyti informaciją sau ir tiesiog būti pasiruošusiam, jei tai pasitvirtins.

Penkta – niekada neplatinkite informacijos, kuri gali pakenkti konkretiems žmonėms. Yra skirtumas tarp „Girdėjau, kad bus reorganizacija” ir „Girdėjau, kad Jonas bus atleistas”. Pirmoji informacija gali būti naudinga žmonėms pasiruošti, antroji – tiesiog žalinga.

Neoficialių tinklų anatomija: kas ir kaip skleidžia informaciją

Kiekvienoje organizacijoje yra neoficiali informacijos sistema. Ji veikia lygiagretiai su oficialia, bet dažnai greičiau ir efektyviau. Įdomu tai, kad ši sistema turi savo „mazgus” – žmones, per kuriuos praeina dauguma informacijos.

Yra keletas tipų žmonių šiame tinkle:

Jungikliai – žmonės, kurie bendrauja su daugeliu skirtingų grupių. Jie gali būti ne vadovai, bet visi juos pažįsta. Dažnai tai ilgai dirbantys darbuotojai, kurie turi ryšių visur. Jie gauna informaciją iš vienos grupės ir perduoda kitai.

Stebėtojai – tylūs žmonės, kurie daug mato ir girdi, bet retai kalba. Kai jie kažką pasako – tai paprastai labai vertinga informacija, nes jie turi laiko viskam apdoroti ir įvertinti.

Analitikas – žmonės, kurie ne tik girdi informaciją, bet ir bando ją suprasti, sujungti faktus, daryti išvadas. Jie gali pasakyti ne tik „kas vyksta”, bet ir „kodėl vyksta” bei „kas bus toliau”.

Dramų karaliai/karalienės – žmonės, kurie mėgsta sensacijas. Jie perduoda informaciją, bet dažnai ją išpučia. Naudinga žinoti, kas jie, kad galėtumėte filtruoti jų informaciją.

Patikimi šaltiniai – žmonės, kurie turi prieigą prie tikros informacijos dėl savo pozicijos ar ryšių, ir kurie yra patikimi. Tai gali būti vadovo asistentas, ilgametis specialistas, kuris dalyvauja svarbiuose susitikimuose, ar tiesiog žmogus, kuriam vadovai pasitiki.

Suprasdami šią struktūrą, galite geriau naršyti informacijos srautus. Jei norite sužinoti, kas iš tikrųjų vyksta – kalbėkite su jungikliais ir patikimais šaltiniais. Jei norite suprasti, apie ką žmonės kalba – klausykitės dramų karalių, bet filtruokite informaciją.

Praktiniai scenarijai: kaip reaguoti į skirtingas situacijas

Gyvenimas – ne teorija. Štai keletas konkrečių situacijų ir kaip su jomis elgtis:

Situacija 1: Girdite, kad bus atleidimų.
Pirma, nereaguokite iš karto. Išsiaiškinkite, iš kur informacija, ar ji kartojasi iš skirtingų šaltinių. Jei atrodo, kad tai rimta – pradėkite tyliai ruoštis. Atnaujinkite CV, aktyvuokite LinkedIn profilį, pradėkite žiūrėti rinką. Bet nekelkite panikos ir neplatinkite baimės kitiems. Jei esate vadovas ir žinote, kad atleidimų nebus – kalbėkite su komanda atvirai, kad nuramintumėte.

Situacija 2: Kolega dalinasi konfidencialia informacija apie kitą kolegą.
Čia reikia būti atsargiam. Paklauskite savęs: ar man reikia šios informacijos? Ar ji svarbi mano darbui? Jei ne – švelniai nutraukite pokalbį. „Žinai, man nepatogiai apie tai kalbėti, kai jo nėra.” Jei informacija susijusi su kažkuo neetiška ar nelegalia – tai kita istorija, galbūt reikia pranešti atsakingiems žmonėms.

Situacija 3: Sužinote apie būsimus pokyčius, kurie paveiks jūsų darbą.
Puiki galimybė pasiruošti! Jei žinote, kad bus naujas procesas ar sistema – galite pradėti mokytis iš anksto. Jei žinote, kad keisis prioritetai – galite koreguoti savo planus. Bet būkite atsargūs – jei per anksti pradėsite veikti pagal nepatvirtintą informaciją, galite atrodyti keistai arba net pakenkti sau.

Situacija 4: Jūsų komandoje sklinda destruktyvūs gandai.
Jei esate vadovas – reaguokite greitai. Surinkite komandą ir kalbėkite atvirai. „Girdžiu, kad yra nerimo dėl X. Štai kas iš tikrųjų vyksta…” Jei esate komandos narys – galite padėti nuraminti situaciją faktais, jei juos žinote, arba pasiūlyti kartu pasikalbėti su vadovu.

Situacija 5: Pastebite, kad oficiali ir neoficiali informacija labai skiriasi.
Tai raudona vėliavėlė. Kai vadovybė sako viena, o realybė rodo kita – tai reiškia problemą komunikacijoje arba net pasitikėjime. Jei esate vadovas – išsiaiškinkite, kodėl taip yra. Jei esate darbuotojas – būkite atsargūs ir pasitikėkite tuo, ką matote, ne tuo, ką girdite oficialiuose pranešimuose.

Kai neoficiali informacija tampa jūsų strateginiu pranašumu

Žinote, kas labiausiai įdomu? Geriausi vadovai ir sėkmingiausi darbuotojai nėra tie, kurie turi daugiausia oficialios informacijos. Tai tie, kurie moka skaityti tarp eilučių, suprasti nepasakytus dalykus, jausti organizacijos pulsą.

Neoficiali informacija – tai ne kliūtis ar trukdis. Tai papildomas duomenų sluoksnis, kuris padeda geriau suprasti, kas iš tikrųjų vyksta. Kai mokate ją atpažinti, filtruoti ir interpretuoti – tampate daug efektyvesni.

Praktiškai tai reiškia: būkite atidūs, klausykitės ne tik ausimis, bet ir širdimi. Stebėkite ne tik ką žmonės sako, bet ir kaip jie tai sako, kokia jų kūno kalba, kokie jų veiksmai. Kartais tylėjimas pasako daugiau nei žodžiai. Kartais tai, ko žmonės NEKALBA, yra svarbiausias signalas.

Kurkite santykius su įvairiais žmonėmis organizacijoje. Ne dėl to, kad galėtumėte jais manipuliuoti ar gauti informaciją, bet dėl to, kad tikrai suprastumėte, kas vyksta. Kai turite pasitikėjimą pagrįstus santykius – informacija ateina natūraliai.

Ir pats svarbiausias dalykas – būkite patikimi. Jei žmonės žino, kad galite išlaikyti pasitikėjimą, kad nenaudosite informacijos prieš juos, kad esate sąžiningi – jie dalinsis su jumis tikra informacija. O tai yra neįkainojama.

Neoficiali informacija egzistuos visada, nesvarbu, kaip labai organizacijos bandys viską formalizuoti ir struktūrizuoti. Nes mes – žmonės, ne mašinos. Ir tai puiku! Ši žmogiškoji pusė, su visais jos gandais, nuojautomis ir nepasakytais dalykais, daro organizacijas gyvas ir realias. Mokykitės ją skaityti, ir jūsų karjera bei vadovavimo įgūdžiai išaugs į visai kitą lygį.