Kodėl formalus mokymas nebepakanka šiuolaikinėje organizacijoje

Prisimenu, kaip prieš keletą metų dirbau įmonėje, kur kasmet visi privalėdavome išklausyti privalomas mokymo sesijas. Sėdėdavome konferencijų salėje, klausydavomės prezentacijų, pildydavome testus… ir po savaitės beveik niekas nebeprisimindavo, ko ten buvo mokoma. Skamba pažįstama?

Realybė tokia, kad apie 70-90% to, ką išmokstame darbe, įvyksta ne per formalius mokymus. Tai atsitinka kasdienėse situacijose: kai kolega parodė, kaip greičiau atlikti užduotį, kai YouTube’e radai vaizdo įrašą apie naują įrankį, kai bandei ir klysdamas išmokai, kaip kažką padaryti geriau. Štai čia ir slypi neformalaus mokymosi galia.

Problema ta, kad dauguma organizacijų šį natūralų mokymosi procesą palieka atsitiktinumui. O juk galima jį padaryti sistemingą, nekuriant biurokratijos ir neužmušant spontaniškumo. Kaip tai padaryti praktiškai? Pasidalinsiu tuo, kas veikia realiame gyvenime, ne teorijoje.

Kas iš tiesų yra neformalus mokymasis (ir kas ne)

Pradėkime nuo to, kad neformalus mokymasis – tai ne „chaosas vietoj struktūros”. Tai tiesiog kitoks požiūris į žinių perdavimą ir įgūdžių ugdymą.

Formalus mokymasis – tai kai turite nustatytą programą, trenerį, aiškius tikslus ir vertinimo sistemą. Pavyzdžiui, trijų dienų pardavimų mokymai su egzaminu pabaigoje.

Neformalus mokymasis vyksta natūraliau ir dažnai net nesuvokiame, kad mokomės. Štai keletas konkrečių pavyzdžių:

Kasdieniai mokymosi momentai:

• Naujokas stebi, kaip patyręs kolega veda susitikimą su klientu
• Komanda po projekto aptaria, kas pavyko, o kas ne
• Darbuotojas skaito profesinį straipsnį pietų pertraukos metu
• Kolegos dalijasi patirtimi bendrame Slack kanale
• Kažkas išbando naują įrankį ir papasakoja kitiems

Esmė ta, kad neformalus mokymasis yra lankstesnis, kontekstualus ir dažnai įvyksta būtent tada, kai žmogui reikia. Nebandai išmokti visko iš karto – mokaisi to, ko tau reikia dabar, sprendžiant realią problemą.

Nuo ko pradėti: kultūros kūrimas, ne sistemų diegimas

Didžiausia klaida, kurią mačiau organizacijose – bandymas pradėti nuo platformų ir įrankių. „Nusipirksime žinių valdymo sistemą, ir viskas išsispręs!” Ne, neišsispręs.

Pirma reikia sukurti aplinką, kurioje žmonės nori dalintis žiniomis ir mokytis. Kaip tai padaryti praktiškai?

Vadovų vaidmuo yra kritinis. Jei vadovas sako „neturime laiko mokytis” arba pats niekada nesimoko viešai, darbuotojai supras žinutę. Aš dirbau su vienu vadovu, kuris kiekvieną pirmadienį komandos susitikime dalindavosi vienu dalyku, kurį išmoko praėjusią savaitę. Tai galėjo būti naujas Excel triukas, įžvalga iš podcast’o ar pamoka iš nesėkmės. Po kelių mėnesių visi komandos nariai pradėjo daryti tą patį natūraliai.

Klaidos turi būti priimtinos. Jei organizacijoje baudžiama už klaidas, niekas nerizikuos mokytis naujų dalykų. Viena įmonė, su kuria konsultavausi, įvedė „Mėnesio klaidos” apdovanojimą – žmogus, kuris pasidalino įdomiausia klaida ir iš jos išmoktomis pamokomis, gaudavo simbolinį prizą. Skamba keistai? Bet veikia.

Laikas mokytis turi būti legitimizuotas. Ne tik leisti, bet aktyviai skatinti. Kai kurios įmonės skiria „mokymosi valandas” – pavyzdžiui, penktadienio popietę galima skirti mokymui, eksperimentavimui, naujų dalykų tyrinėjimui. Google turi garsųjį „20% laiko” principą, bet net ir 10% būtų puiku.

Praktiniai įrankiai ir metodai, kurie tikrai veikia

Gerai, dabar pereikime prie konkrečių dalykų. Kokius įrankius ir metodus galite įdiegti jau rytoj?

1. Žinių dalijimosi sesijos (lunch & learn, coffee & code ir pan.)

Tai neformali 30-45 minučių sesija, kai kas nors iš komandos pasidalina savo žiniomis. Raktas į sėkmę – padaryti tai neįpareigojančiai. Viena įmonė, kurią pažįstu, vadina tai „Penktadienio istorijomis” – kas nors papasakoja apie projektą, kelionę, hobį, bet bet kokiu atveju tai turi būti švietėjiška.

Praktiniai patarimai:

• Nesistenkite daryti tobulų prezentacijų – užrašai ant lentos ar paprastas ekrano dalijimasis puikiai tinka
• Leiskite žmonėms kalbėti apie tai, kas jiems įdomu, ne tik apie darbą
• Įrašykite ir padarykite prieinamą vėliau
• Nesistenkite, kad dalyvautų visi – geriau 5 susidomėję nei 20 priverstiems

2. Mentorystės ir „buddy” sistemos

Tai ne formalūs mentorystės santykiai su sutartimis ir tikslais. Tiesiog suporuokite žmones, kurie gali vienas iš kito pasimokyti. Gali būti trumpalaikė – pavyzdžiui, mėnesiui, kol kažkas įsisavina naują įgūdį.

Aš mačiau, kaip viena įmonė naudojo „skill swap” principą – du žmonės susitaria pamokyti vienas kitą skirtingų dalykų. Pavyzdžiui, marketingo specialistas moko programuotoją apie SEO, o programuotojas moko marketingo specialistą apie duomenų analizę Python’e.

3. Vidinė wiki ar žinių bazė (bet ne tokia, kokią įsivaizduojate)

Dauguma vidinių wiki miršta, nes tampa formaliais dokumentų saugyklais. Kad veiktų, ji turi būti:

• Lengvai redaguojama (kaip Google Docs, ne kaip SharePoint 2010)
• Su paieška, kuri tikrai veikia
• Gyva – reguliariai atnaujinama, ne sukurta ir pamiršta
• Su asmenišku tonu – „Kaip aš išsprendžiau X problemą”, ne „Oficiali X problemos sprendimo procedūra”

Vienas geras pavyzdys: įmonė naudojo Notion ir skatino žmones rašyti „TIL” (Today I Learned) įrašus. Trumpai, kasdien, be pretenzijų. Per metus susikaupė neįtikėtina žinių bazė.

4. Slack/Teams kanalai mokymosi temomis

Sukurkite kanalus tipo #today-i-learned, #interesting-articles, #ask-anything. Bet svarbu, kad būtų aktyvūs. Vienas būdas tai pasiekti – paskirti „kanalo šampioną”, kuris reguliariai postina ir skatina diskusijas.

Viena įmonė turėjo #failure-friday kanalą, kur penktadieniais žmonės dalindavosi savaitės nesėkmėmis ir pamokomomis. Tapo vienu populiariausių kanalų.

Kaip įtraukti skirtingų kartų ir mokymosi stilių darbuotojus

Štai kur daugelis organizacijų suklysta – mano, kad vienas metodas tiks visiems. Bet realybė tokia, kad 25-erių ir 55-erių darbuotojai dažnai mokosi skirtingai.

Jaunesni darbuotojai dažnai mėgsta:

• Trumpus vaizdo įrašus
• Mobilias aplikacijas
• Socialinį mokymąsi (mokytis kartu su kitais)
• Greitą feedback’ą

Vyresni darbuotojai dažniau renkasi:

• Gyvus pokalbius ir mentorystę
• Išsamius dokumentus, kuriuos gali perskaityti savo tempu
• Struktūruotesnį požiūrį
• Gilesnį įsigilinimą į temą

Bet atsargiai su stereotipais – pažįstu 60-mečių, kurie aktyviai naudoja TikTok mokytis naujų dalykų, ir 25-mečių, kurie mėgsta skaityti ilgas knygas.

Sprendimas? Siūlykite įvairovę. Tą pačią informaciją pateikite keliais formatais. Pavyzdžiui, naują procesą galite:

• Aprašyti dokumente
• Įrašyti trumpą vaizdo įrašą
• Surengti gyvą Q&A sesiją
• Sukurti interaktyvų checklist’ą

Žmonės patys pasiriniks, kas jiems veikia geriausiai.

Matavimas ir vertinimas: kaip žinoti, ar veikia

Čia tampa sudėtinga, nes neformalaus mokymosi poveikį sunkiau išmatuoti nei formalaus. Negalite tiesiog suskaičiuoti, kiek žmonių išlaikė testą.

Bet galite stebėti kitus dalykus:

Kiekybiniai rodikliai:

• Kiek žmonių dalyvauja neformaliose mokymosi sesijose (ir ar skaičius auga)?
• Kiek įrašų sukuriama žinių bazėje per mėnesį?
• Kiek klausimų užduodama ir atsakoma vidinėse platformose?
• Kiek laiko žmonės skiria mokymosi veikloms?
• Kaip greitai nauji darbuotojai tampa produktyvūs (onboarding greitis)?

Kokybiniai rodikliai:

• Darbuotojų atsiliepimai apie mokymosi galimybes
• Ar žmonės sako, kad jaučiasi palaikomi mokantis naujų dalykų?
• Ar vadovai pastebi įgūdžių augimą savo komandose?
• Ar mažėja pasikartojančių klausimų skaičius?

Viena įmonė, su kuria dirbau, kas ketvirtį darė trumpą apklausą su trimis klausimais:
1. Ką naujo išmokai per pastaruosius 3 mėnesius?
2. Kas tau padėjo tai išmokti?
3. Ko norėtum išmokti per ateinančius 3 mėnesius?

Paprasta, bet davė daug įžvalgų apie tai, kas veikia ir ko trūksta.

Dažniausios kliūtys ir kaip jas įveikti

Būkime atviri – ne viskas bus rožėmis klotos. Štai su kuo tikrai susidursite ir kaip su tuo tvarkytis.

Kliūtis #1: „Neturime laiko”

Tai dažniausias argumentas. Žmonės užsiėmę, projektai skuba, deadline’ai spaudžia. Kaip įveikti?

Pirma, parodykite, kad mokymasis sutaupo laiko ilgalaikėje perspektyvoje. Jei žmogus išmoksta efektyvesnio būdo atlikti užduotį, tai atsipirks šimteriopai.

Antra, integruokite mokymąsi į kasdienį darbą. Ne „dabar dirbame, o paskui mokysimės”, o „mokomės darydami”. Retrospektyvos po projektų, code review, pair programming – visa tai mokymasis, kuris vyksta darbo metu.

Trečia, pradėkite mažai. Ne reikia iš karto diegti visų įmanomų iniciatyvų. Pradėkite nuo vienos 30 minučių sesijos per savaitę.

Kliūtis #2: Žmonės nedalyvauja arba neįsitraukia

Sukūrėte puikią sistemą, bet niekas ja nenaudojasi? Keli patarimai:

Padarykite tai socialiai matomą. Žmonės labiau linkę dalyvauti, kai mato, kad kiti tai daro. Vadovai turėtų būti pirmieji dalyviai ir entuziastai.

Sužinokite, ko žmonės tikrai nori išmokti. Galbūt siūlote ne tas temas. Paklauskit tiesiogiai – ko jums reikia? Ko norite išmokti?

Pašalinkite kliūtis. Gal sesijos vyksta nepatogiu laiku? Gal reikia registruotis per sudėtingą sistemą? Gal nėra aišku, kam tai skirta? Padarykite dalyvavimą kuo paprastesnį.

Kliūtis #3: Žinios lieka silosuose

Vienas skyrius mokosi savo dalykų, kitas – savo, ir niekas nesidalina. Kaip tai spręsti?

Sukurkite cross-funkcinius mokymosi renginius. Pavyzdžiui, „Skyriaus mainai” – kas mėnesį kitas skyrius pristato, ką jie daro ir ko išmoko.

Paskatinkite žmones iš skirtingų skyrių dirbti kartu projektuose. Tai natūralus būdas dalintis žiniomis.

Turėkite centrinę platformą, kur visos žinios prieinamos visiems (žinoma, atsižvelgiant į konfidencialumą).

Realūs pavyzdžiai iš įmonių, kurios tai daro gerai

Leiskite pasidalinti keliais konkrečiais pavyzdžiais, kaip skirtingos organizacijos įgyvendina neformalų mokymąsi.

Technologijų startupo atvejis:

50 žmonių įmonė įvedė „Demo Friday” tradiciją. Kiekvieną penktadienį 16:00 bet kas gali per 10 minučių parodyti, ką sukūrė, išmoko ar išbandė per savaitę. Gali būti darbo projektas, asmeninis projektas, naujas įrankis – bet kas. Dalyvauja apie 30-40 žmonių, atmosfera neformali (alus, užkandžiai), po demo – klausimai ir diskusijos.

Rezultatai po metų: žmonės sako, kad tai vienas svarbiausių mokymosi šaltinių įmonėje. Atsirado daug cross-team bendradarbiavimų. Nauji darbuotojai greičiau įsitraukia į įmonės kultūrą.

Vidutinio dydžio gamybos įmonės atvejis:

200 darbuotojų įmonė, kur dauguma dirba gamykloje. Įvedė „Skill sharing” programą – kiekvienas darbuotojas gali pasiūlyti trumpą (15-30 min) mokymą apie tai, ką moka gerai. Gali būti darbo įgūdis (kaip efektyviau naudoti įrangą) arba asmeninis (kaip taisyti dviratį, kaip kepti duoną).

Mokymai vyksta pietų pertraukų metu, savanoriškai. Įmonė suteikia patalpą ir apmoka pietus dalyviams. Per metus įvyko 40+ tokių sesijų, dalyvavo daugiau nei 70% darbuotojų.

Netikėtas efektas: pagerėjo santykiai tarp skyrių, nes žmonės pradėjo matyti vienas kitą kaip asmenybes, ne tik kaip „tas iš gamybos” ar „ta iš biuro”.

Konsultacinės įmonės atvejis:

Įmonė su 30 konsultantų, kurie dažnai dirba pas klientus ir retai mato vienas kitą. Sukūrė vidinį podcast’ą „Konsultanto užrašai”, kur kas savaitę kitas konsultantas 20-30 minučių pasakoja apie projektą, iššūkius, išmoktus dalykus.

Podcast’ai įrašomi per Zoom, mažai redaguojami (kad būtų autentiški), skelbiami vidinėje platformoje. Konsultantai klauso vairuodami pas klientus, sportuodami, važiuodami.

Rezultatas: žmonės jaučiasi labiau susiję su įmone, net dirbdami nuotoliniu būdu. Išmoksta iš kitų klaidų ir sėkmių. Nauji konsultantai gauna vertingų įžvalgų apie tai, kaip dirbama įmonėje.

Kaip visa tai sujungti į veikiančią sistemą ir išlaikyti momentum

Gerai, perskaitėte visus patarimus, matėte pavyzdžius. Dabar klausimas – kaip visa tai praktiškai įgyvendinti ir, svarbiausia, išlaikyti ilgalaikėje perspektyvoje?

Pradėkite nuo pilot projekto

Nesistenkite iš karto pakeisti visos organizacijos. Pasirinkite vieną komandą ar skyrių, kuris atviras eksperimentams. Išbandykite kelis metodus 2-3 mėnesius. Pamatykite, kas veikia, kas ne. Surinkite feedback’ą. Pritaikykite.

Kai turite veikiantį modelį, tada plėskite toliau. Bet net tada – palaipsniui, ne visur iš karto.

Paskirite atsakingą asmenį (bet ne kontrolierių)

Kažkas turi būti „neformalaus mokymosi čempionas” – žmogus, kuris koordinuoja iniciatyvas, primena, skatina, padeda. Bet tai neturi būti policininkas, kuris tikrina, ar visi dalyvauja. Greičiau – facilitatorius ir entuziazmas.

Gali būti HR darbuotojas, bet nebūtinai. Kartais geriau, kai tai kažkas iš komandos, kam tai tikrai rūpi.

Sukurkite ritmus ir ritualus

Žmonės mėgsta nuspėjamumą. Jei kas savaitę tuo pačiu laiku vyksta mokymosi sesija, tai tampa įpročiu. Jei kiekvieną mėnesio pabaigą dalijamasi pamokomomis, tai tampa kultūros dalimi.

Bet kartu palikite vietos spontaniškumui. Ne viskas turi būti suplanuota. Geriausi mokymosi momentai dažnai atsitinka netikėtai.

Švęskite ir pripažinkite

Kai kažkas pasidalina žiniomis, padėkokite viešai. Kai komanda įgyvendina gerą mokymosi praktiką, pripažinkite. Tai gali būti paprasta kaip „ačiū” susitikime arba formaliau – įtraukti į vertinimo sistemą.

Viena įmonė įvedė „Knowledge Champion” apdovanojimą – kas ketvirtį žmogus, kuris labiausiai prisidėjo prie mokymosi kultūros, gauna simbolinį prizą ir pripažinimą. Tai motyvuoja ir rodo, kad organizacija tai vertina.

Reguliariai peržiūrėkite ir atnaujinkite

Kas veikė prieš metus, gali neveikti dabar. Organizacija keičiasi, žmonės keičiasi, technologijos keičiasi. Kas ketvirtį ar pusmetį pasiimkite laiką peržiūrėti, kas veikia, o kas ne.

Paklauskit žmonių: kas jums padeda mokytis? Ko trūksta? Ką galėtume daryti geriau? Ir svarbiausia – klausykite atsakymų ir veikite pagal juos.

Integruokite su formaliuoju mokymusi

Neformalus mokymasis nėra formalaus pakaitalas – jie turėtų papildyti vienas kitą. Pavyzdžiui, po formalaus mokymo apie naują sistemą, sukurkite galimybes žmonėms dalintis patirtimi ją naudojant. Arba prieš formalų mokymą, leiskite žmonėms išsakyti, ko jie tikisi išmokti.

Geriausios organizacijos turi mokymosi ekosistemą, kur formalus ir neformalus mokymasis sklandžiai dera.

Būkite kantrūs ir realistiški

Kultūros keitimas užtrunka. Nepamatysite dramatiškų rezultatų per savaitę ar net mėnesį. Bet jei nuosekliai diegsite šias praktikas, po pusės metų pamatysite skirtumą. Po metų – dar didesnį.

Ir taip, bus nesėkmių. Bus iniciatyvų, kurios neveiks. Bus žmonių, kurie nesusidomės. Tai normalu. Svarbu ne tai, kad viskas veiktų tobulai, o tai, kad organizacija judėtų teisinga kryptimi – link kultūros, kur mokymasis yra natūralus, vertinamas ir palaikomas.

Galiausiai, neformalus mokymasis – tai ne dar viena HR programa ar iniciatyva. Tai būdas dirbti, būdas bendrauti, būdas augti kartu kaip organizacija. Kai tai tampa jūsų kultūros dalimi, jūs nebegalvojate apie tai kaip apie atskirą „sistemą” – tai tiesiog yra tai, kaip jūs dirbate. Ir štai tada žinote, kad pavyko.